Подготовка к участию в выставке

Опубликовано: Friday, 27 May 2016

Выставка размещается в павильоне, где построены стенды. На каждом стенде работают сотрудники – представители фирм-участников, которые рассказывают и показывают о своей продукции посетителям. Посетители свободно перемещаются от стенда к стенду, собирают промо-материалы, обмениваются визитками и общаются со специалистами на стенде.

Итак, что следует делать, чтобы ваша подготовка к участию на выставке прошла успешно.


Ответственный за подготовку и участие

Участие, особенно в первый раз, дело достаточно сложное, вопросов возникает огромное количество (от количества розеток 220В на стенде до заказа трансфера из аэропорта в гостиницу), а график очень жесткий. Обязательно должен быть человек, который отвечает за вашу подготовку к выставке, контролирует ситуацию в целом и имеет полномочия подгонять остальных членов команды.
В задачи ответственного будет входить: заполнения заявки для участия в выставке, общение с организаторами, бронирование гостиниц, покупка билетов, составление списков нужных для участия экспонатов, постоянная координация работы команды и многое другое.

Связь с организаторами

Ответственный за организацию должен, как можно быстрее выяснить самые важные вопросы: свободные места на выставке, стоимость участия и других услуг, крайние сроки отправки заявки на участие, доступные гостиницы и т.п.
Изучайте договор с организаторами самым внимательным образом, особенно требования и регламент поведения участников выставки. В договоре будут указаны ограничения (например, запрет оставлять пустой стенд в рабочее время, покидать выставку до закрытия, распространять промо-материалы без согласия организаторов и т.п.).

Обязательно подпишитесь на новостную рассылку выставки. 

Описание компании или продукта

Вам будет необходимо сделать текстовое описание того, что вы будете представлять. Организаторы выставки потребуют:

  • Название компании или продукта (обычно допустимо маркетинговое название, оно не обязательно должно быть официально зарегистрировано) – это фризовая надпись.
  • Короткий текст (с указанием контактов) о вашей компании, продукции, который будет размещён в каталоге выставки, макет рекламы и т.п.

Составление текстов — это не задача ответственного за организацию, а задача для маркетологов, продакт-менеджеров и т.д.

Стенд

Переходим к центральному элементу участия — стенду.

По возможности, выберите размещение стенда поближе к главных проходам, входу в павильон, входу в конференц-залы или хотя бы поближе к стендам крупных компаний. Стратегически верно, также расположиться около кафе или переговорных зон.

Выбрав стенд, точно выясните у организаторов, что вам полагается на этом стенде:

  • мебель (стулья, стол) и ее количество;
  • освещение (точечная подсветка);
  • электрические розетки и их количество;
  • интернет;
  • вешалка для одежды;
  • мусорная корзина;
  • ежедневная уборка


Если чего-то из списка не хватает, то рекомендуется это оплатить и заказать. Обычно дополнительно можно заказать: стулья/столы, сетевой фильтр-пилот, подставку для буклетов, кулер, стеллажи, вешалку для одежды и т.п. — это все уже на ваше усмотрение.
Полагаться на бесплатный интернет через wi-fi или мобильный интернет в павильоне не стоит — большое скопление народа может вызвать его перегрузку и отказ в самый неподходящий момент. Если для демонстрации продукта интернет вам необходим, то закажите его отдельно.

Оформление стенда

Можно и нужно заказать широкоформатную печать баннеров для размещения на панелях стенда. Короткий, хорошо читающийся текст или несколько «ключевых слов» помогут вам привлечь потенциальных клиентов.
Проверьте, как будет выглядеть дизайн стенда с экспонатами, если на нем будет стоять несколько человек, не будут ли они закрывать собой что-то важное?

Раздаточные материалы

Раздаточные материалы — это все то, что вы на вашем стенде раздаете посетителям. Раздаете по двум причинам:

  • чтобы о вас вспомнили после выставки;
  • чтобы вспомнили не только ваше название, но что вы делаете и чем можете быть полезны.


Обычно «раздатку» делят на информационную и промо (всякие полезные и бесполезные брендированные сувениры).
Минимально нужно иметь два типа информационных раздаточных материалов: визитки и флаеры/листовки/буклеты.
В качестве визитки используются: или обычные рабочие (имя сотрудника, личные e-mail и телефон), или корпоративные - на которых указывается только название компании, общая почта и телефон.
Помимо визиток, должна быть хотя бы листовка небольшого формата (A5, ⅓ A4 и т.п.), в которой вы можете что-то написать о себе. Обычная ситуация, когда кипа собранных с выставки материалов в спокойной обстановке изучается в свободное время. По одной визитке будет очень сложно вспомнить, кто вы, чем занимаетесь. Усердствовать с созданием многостраничных фолиантов не стоит: посетителям это будет тяжело носить, и ваш труд будет выкинут.
Раздаточного материала лучше привезти больше и не раздать, чем привезти меньше и испытать нехватку.
IMG 3387 вл300

Подготовка стендистов

Стендист (человек, работающий на стенде) — это «лицо компании» на выставке. Поэтому важно, чтобы он не только обменялся контактами с посетителем, но и произвел в целом хорошее впечатление. В общем, это должен быть человек, который:

  • способен свободно общаться с незнакомыми людьми (интровертов вычеркиваем);
  • умеет уверенно рассказать про компанию или продукты (хотя бы по заранее выученному тексту и без технических подробностей — но с чувством, толком, расстановкой);
  • достаточно крепок здоровьем, чтобы выдержать почти весь день на ногах и в разговорах.
  • Два стендиста — это самый минимум, так как есть возможность подменить друг друга. Для них обязательно должен быть заранее подготовлен текст с рассказом о компании и т.п., желательно в двух вариантах — кратком и более развернутом. Знать технические подробности вашего продукта необязательно. Практика показала, что большинству посетителей это не очень интересно, важнее получить презентацию или демо, рассчитать на месте стоимость (если она не фиксирована), возможные варианты сотрудничества и подобные «коммерческие» вопросы.
    Дополнительно к тексту, вы можете подготовить презентацию продукта и показывать ее на экране телевизора (заранее побеспокойтесь арендовать его) или планшете (в этом случае позаботьтесь о зарядных устройствах).

Бесплатные плюшки

Организаторы выставки предлагают много дополнительных платных услуг: реклама, участие в конференции в роли спикера, спонсирование разных мероприятий во время выставки и т.п. Скорее всего, в рассылке от организаторов вас завалят подобными предложениями. Читайте внимательно, т.к. часто есть предложения прорекламировать вас бесплатно: например, 15-ти минутная презентация нового продукта перед большой аудиторией или интервью для журнала. Но такие предложения всегда ограничены, и надо успеть в них вписаться — желающих много.
Также, участникам часто выдают пригласительные билеты на разные мероприятия — от неких спонсированных семинаров, экскурсий по городу до банкетов. Постарайтесь не пропустить. 

Приглашение потенциальных клиентов

Не забудьте пригласить ваших потенциальных клиентов и просто партнеров посетить ваш стенд. Короткое письмо с указанием того, что будете представлять (не забудьте указать номер стенда) — вполне сложившаяся практика в таких ситуациях. Длина же самого списка рассылки зависит только от вашего отношения к спаму.

Итак, основная подготовка к выставке на этом заканчивается. 

Просмотров: 818
.